Zorgovereenkomst en declareren

Een zorgovereenkomst helpt u bij het maken van afspraken met uw zorgverleners. U kunt een informele zorgverlener inzetten (bijvoorbeeld een familielid of kennis) of een formele zorgverlener (een zorginstelling of zzp’er). U vult in het PGB Portaal de zorgovereenkomst in en stelt deze dus digitaal op.

Wij beoordelen of dat u uw pgb goed gaat besteden. Daarom hebben wij van iedere zorgverlener waarmee u afspraken heeft gemaakt de volledig ondertekende zorgovereenkomst met daarin ook een beschrijving van de zorg nodig.

Wijzigingen of een beëindiging van de overeenkomst dient u ook digitaal in. Bijvoorbeeld als uw afspraken met een zorgverlener veranderen of als u een nieuwe zorgverlener krijgt. Heeft u na 1 oktober 2023 een pgb aangevraagd? Controleer dan eerst hoe u welke wijzigingen aan ons moet doorgeven.

Nadat wij de zorgovereenkomst(en) goedgekeurd hebben, kunt u uw zorg in het PGB portaal digitaal declareren.

• Tijdens het Bewuste Keuze Gesprek behandelden wij uw budgetplan. In het budgetplan heeft u afspraken gemaakt over hoe uw de zorg wil organiseren en wat de kosten hiervoor zijn. Voor iedere zorgverlener stelt u een zorgovereenkomst op zoals afgesproken in het budgetplan. Is dit de eerste keer dat u na het Bewuste Keuze Gesprek een zorgovereenkomst opstelt? Dan hoeft u in het PGB portaal niet nog een keer een uitgebreide zorgbeschrijving te geven en kunt u verwijzen naar het budgetplan.
• Is uw zorg na het Bewuste Keuze Gesprek gewijzigd en heeft u nog geen zorgovereenkomsten of zorgbeschrijvingen opgesteld? Controleer dan eerst hoe u welke wijzigingen aan ons moet doorgeven.
• Zorg ervoor dat de zorgovereenkomst met een duidelijke omschrijving van de zorg door uzelf of uw vertegenwoordiger en uw zorgverlener ondertekend wordt. In het PGB Portaal gaat de ondertekening eenvoudig via uw DigiD. Ook uw zorgverlener ondertekent via DigiD (informele zorgverlener) of via het VECOZO-certificaat (formele zorgverlener).
• Met uw pgb mag u alleen zorg betalen die valt onder de Wet langdurige zorg (Wlz). Wilt u weten om welke zorg het gaat? Bekijk de vergoedingenlijst pgb Wlz(pdf - 307kb).
• Houd bij het opstellen van de zorgovereenkomst rekening met de werk- en rusttijden die zijn beschreven in het Arbeidstijdenbesluit. Het arbeidstijdenbesluit geldt alleen als u een ’zorgovereenkomst in dienst’ afsluit met uw zorgverlener.
• Het arbeidstijdenbesluit is niet van toepassing op uw zorgverlener als het gaat om een zorgovereenkomst met uw partner of een eerste- of tweedegraads familielid. Als het arbeidstijdenbesluit niet van toepassing is, dan mag uw zorgverlener volgens de Wet langdurige zorg (Wlz) niet meer dan 40 uur in één week voor u werken.
• Bij het afsluiten van een zorgovereenkomst met een persoon via het BSN, moet u rekening houden met de Wet Minimumloon. Ook moet u rekening houden met de maximale tarieven die gelden binnen de Wlz. Lees meer over de maximum tarieven.
• Het PGB Portaal helpt u met de juiste keuze van de zorgovereenkomst. Zo voorkomt u dat u per ongeluk de verkeerde zorgovereenkomst invult.
• Per pgb mag maar 1 persoon zorgovereenkomsten invoeren of wijzigen en kan maar 1 persoon declareren in het PGB Portaal. In de meeste situaties is dit uw gewaarborgde hulp of pgb-beheerder. Beheert u zelf uw pgb? Dan logt u zelf in om deze taken uit te voeren in het PGB Portaal.
• Wilt u een zorgovereenkomst (eerder) beëindigen? Dat kan eenvoudig in het PGB Portaal. Open op de pagina ‘Overzicht zorgovereenkomsten’ de juiste zorgovereenkomst en klik op de knop ‘Beëindigen’. Vul hier de nieuwe einddatum van de zorgovereenkomst in. Let op: houd rekening met de opzegtermijn en kijk of er nog niks uitbetaald is. Is de zorgverlener het niet eens met de beëindiging, dan gelden er andere regels. Deze informatie krijgt u tijdens het opstellen van de beëindiging.

De snelste en makkelijkste manier om uw zorgverleners te betalen is digitaal in het PGB Portaal. U kunt zelf de declaraties indienen. U kunt ook uw zorgverlener vragen dit voor u te doen. U hoeft de declaratie dan alleen te beoordelen. Bij een maandloon zijn declaraties niet nodig. Lees hoe u declaraties indient in het PGB Portaal.

Wilt u het tarief van uw zorgverlener aanpassen? Dat kan. Houd er rekening mee dat het tarief niet hoger is dan het maximumtarief zoals hierboven omschreven. En dat u voor een verhoging voldoende ruimte heeft in uw budget. Een tariefsaanpassing geeft u eenvoudig door in het PGB Portaal. Ga naar de betreffende zorgovereenkomst en klik op 'wijzigen'. Bekijk meer informatie over het opstellen en wijzigen.

Bekijk regelmatig in het PGB Portaal welke facturen betaald zijn en hoeveel budget er nog over is. Zo zorgt u ervoor dat u niet te veel geld uitgeeft en geen geld hoeft terug te betalen.

Kies voor de tegel ‘Overzicht budget’. Hier staat alle informatie over uw budget.

• Totaalbudget: De stand van uw budget. En wat er nog beschikbaar is als verantwoordingsvrij bedrag*.
• Uitbetaald/verrekend: Een overzicht van uitbetaalde declaraties
• Ingeplande uitbetalingen: Een overzicht van declaraties die nog uitbetaald moeten worden

*Soms mag u een deel van uw pgb gebruiken voor kleine uitgaven. Dit noemen we het verantwoordingsvrije bedrag. Via de knop ‘indienen declaratie’ in het PGB Portaal kunt u dit jaarlijks vastgestelde bedrag eenvoudig opvragen.

Eva laat zien hoe u makkelijk zelf aan de slag kunt met het PGB Portaal. Bekijk de uitlegvideo's.

Heeft u hulp nodig bij gebruik van het PGB Portaal of heeft u nog vragen? Neem dan contact op met onze klantadviseurs. Zij kunnen met u meekijken en u direct uitleg geven. Bel met 088 555 70 65 (maandag t/m vrijdag van 9:00 - 17:00 uur).

Heeft u wel toegang tot het PGB Portaal, maar kiest u ervoor om er geen gebruik van te maken? Stel dan de zorgovereenkomst op papier op. Zorg ervoor dat u altijd de meest recente versie van de zorgovereenkomst gebruikt. Deze vindt u op de website van het PGB Portaal. Zo voorkomt u dat wij de zorgovereenkomst afwijzen omdat u een oude versie gebruikt. Stuur deze samen met de bijbehorende zorgbeschrijving via e-mail of post op naar CZ zorgkantoor. Heeft u net een bewuste keuze gesprek gehad? Dan kunt u de zorgbeschrijving vanuit het budgetplan kopiëren en meesturen met uw zorgovereenkomst. U hoeft dan geen losse zorgbeschrijving in te vullen. Dit kan alleen als u zorgt dat de zorgafspraken niet afwijken van het goedgekeurde budgetplan.

Let op! Levert u uw (wijziging) zorgovereenkomst op papier of per e-mail aan dan is de verwerkingstijd uiterlijk 6 weken. De verwerkingstijd van een digitaal opgestelde overeenkomst in het PGB Portaal is uiterlijk 10 werkdagen. Wijkt uw (wijziging) zorgovereenkomst af van het eerder goedgekeurde budgetplan dan kan de verwerkingstijd van uw (wijziging) zorgovereenkomst langer duren dan de bovengenoemde verwerkingstijden.

Vanwege technische redenen kan het zijn dat u nog geen gebruik kunt maken van het PGB Portaal om uw afspraken en betalingen met zorgverleners te regelen. U ontvangt van ons een brief wanneer u wel gebruik kunt maken van het PGB Portaal. Ook als u niet werkt met het PGB Portaal is het belangrijk dat u gebruik maakt van de meest recente versie van de zorgovereenkomst. Deze vindt u op de website van de SVB. Zo voorkomt u dat wij de zorgovereenkomst afwijzen omdat u een oude versie gebruikt.